Как настроить СЭД с помощью 1С

Задача клиента:

Перевести бумажный документооборот в электронный формат, исключить потерю документов и договоров на бумажном носители, упорядочить документооборот с подрядчиками, сократить время согласования и подписания документов, автоматизировать работу сотрудников с документацией и корреспонденций, а также оптимизировать контроль руководителя за бизнес-процессами в организации.

ИТ-решение:

1С: Документооборот – это современная ECM-система (Enterprise Content Management) с широким набором возможностей для управления деловыми процессами и совместной работой сотрудников. Система включает в себя проверенные методики и практики организации электронного документооборота, а также позволяет в целом оптимизировать и регламентировать управленческую деятельность, повысить ее эффективность.

Процесс внедрения ИТ-продукта:

1.       Анализ действующей системы документооборота заказчика, сбор информации о существующем процессе работы с документацией и целях его оптимизации.

2.       Формулирование рекомендаций по оптимизации бизнес-процессов.

3.       Согласование сроков и стоимости проекта.

4.       Настройка системы документооборота в соответствии с действующими бизнес-процессами заказчика.

5.       Интеграция с другими программами заказчика.

6.       Проведение обучающих мероприятий по работе в новой системе для пользователей.

7.       Сопровождение и обновление 1С:Документооборота.

8.       Адаптация системы документооборота под меняющиеся потребности заказчика.

Результат внедрения:

1.       Бумажный документооборот полностью переведен в электронный формат, что позволило сократить случаи потери документов на 99%.

2.       Упрощены процессы согласования важных бумаг и внесения в них правок. 1С: Документооборот даёт возможность создания задач, назначения дедлайна и запуска цепочки решений по заданной цепочке действий. По итогам работы над той или иной задачей программный продукт отчитывается самостоятельно, поэтому осуществление ручного контроля не является обязательным.

3.       Оптимизированы основные бизнес-процессы и их мониторинг. 1С: Документооборот предоставляет руководителю возможность отслеживать продуктивность отдельного работника, а также контролировать график персонала в целом. ИТ-решение демонстрирует сведения о задачах сотрудников или отдела, дедлайны и сорванные сроки, создает аналитические отчёты для руководителя. Упорядочить внутренние бизнес-процессы за счет внедрения 1С: Документооборота удалось в среднем на 47%, а повысить трудовую дисциплину – на 45%.

4.       Регламентирован доступ сотрудников к определенным видам документации. 1С: Документооборот позволяет регулировать права пользователей и ограничивать их доступ к конкретным файлам и документам, что повышает уровень безопасности важных данных организации.

5.       Автоматизирована работа с корреспонденцией. Разные конфигурации 1С: Документооборот позволяют систематизировать хранение документации, сократить время обработки, поиска и отправления ответов в среднем в два раза.

6.       Оптимизирован процесс управления мероприятиями. Данная функция 1С: Документооборот позволяет комплексно отследить все корпоративные мероприятия, распределить функции, осуществить контроль за выполнением работы.

7.       Оптимизирован процесс управление проектами. Функция актуальна для компаний, которые ведут проектный формат деятельности. 1С: Документооборот дает возможность планировать задачи конкретных проектов, контролировать их исполнение, вести статистику и формировать аналитику.

8.       Интегрирована в работу электронная цифровая подпись (ЭЦП). Электронная подпись в 1С: Документооборот выдается удостоверяющим центром и даёт гарантию на полную безопасность любой информации с сохранением ее юридической силы.

 

Резюме:

1С: Документооборот – удобное и функциональное решение для организации электронного документооборота, позволяющий оптимизировать весь цикл работы над внутренними и внешними документами, одновременно повышая эффективность бизнес-процессов и производительности труда. Данный программный продукт в зависимости от конфигурации подходит как для крупного бизнеса и государственных учреждений, так и для средних и малых предприятий.

Подобрать оптимальное решение для внедрения системы электронного документооборота с учетом индивидуальных потребностей компании Вам всегда помогут специалисты ГК «Новалаб»!
Тел.: +7 (499) 350 06 98
Эл. почта: info@novalab.pro