Организация электронного документооборота в Битрикс24

Задача клиента:

Перевести бумажный документооборот в электронный фомат, автоматизировать рутинные процессы обработки внутренней и внешней документации, оптимизировать работу сотрудников и повысить производительность труда, обеспечить прозрачность бизнесс-процессов в организации.

ИТ-решение:

Битрикс24 – российский сервис дл управления бизнесом, который включает в себя возможности организации системы электронного документооборота с функцией совместного онлайн-доступа сотрудников к внутренней и внешней документации.

Процесс организации СЭД в Битрикс24

Перевести документацию компании в электронный формат и выстроить соответствующие процессы в рамках корпоративного портала можно, выполним несколько ключевых этапов:

1.       Создание единой централизованной базы данных документации компании и настройка совместного доступа для сотрудников.

На данном этапе все документы оцифровываются и переносятся на Битрикс24.Диск. После этого для загрузки документов в систему нужно перейти в раздел «Диск» и нажать «Добавить», после чего выбрать «Программы на компьютере», затем «Документ» или «Таблица».
Система также имеет возможность синхронизировать облачные хранилища с Битрикс24 для оптимизации работы электронного документооборота.

С помощью универсального списка в Битрикс24 можно организовать единый реестр документации, что позволит загружать файлы в любом формате. Функция дополнительной информации в реестре (дата создания, статус согласования, наименование клиента и пр.) поможет ускорить поиск необходимого документа.

Настройка и регламентирование доступа к файлам для сотрудников производится через управление правами пользователей Битрикс24. Функция предусматривает выдачу разрешения на просмотр, скачивание и редактирование документов сотрудникам в зависимости от их должностных полномочий. Данный подход к работе с документацией позволяет исключить утечку конфиденциальных данных.

2.       Автоматизация процесса проведения сделки.

Настроить документооборот с клиентами можно через шаблоны в системе Битрикс24. Функционал корпоративного портала предусматривает работу со стандартными шаблонами CRM. Шаблоны для документации в Битрикс24 работают с CRM-карточками лидов, сделок, компаний, а также контактов.

Для того чтобыиспользовать шаблон необходимо перейти в раздел CRM и выбрать нужный пункт, после чего внутри карточки нажать на кнопку «Документ». Система откроет список доступных шаблонов для оформления акта, договора или КП или предложит создать свои шаблоны документов в Битрикс24.

Шаблоны необходимо настраивать под каждый тип документа — договоры, счета и акты. CRM-система автоматически перенесет все данные из карточки клиента в документ и подберет нужные префиксы и окончания для каждого поля. Сотруднику остается только выбрать нужный шаблон и передать документ на визирование и согласование.

3.       Процесс визирования и согласования документов.

Инструментарий Битрикс24 предполагает постановку цифрового изображения подписи или печати с назначенным идентификатором в шаблоне документов. Для этого необходимо загрузить в раздел CRM (пункт меню «Настройки» и «Реквизиты ваших компаний») реквизиты компании, изображения с печатью и подписью должностного лица, заполнить обязательные поля для каждой руководящей должности и карточки ответственных сотрудников.

Процесс согласования документов выстраивается посредством системного бизнес-процесса со статусами, что позволяет сотрудникам, ответственным за создание и заверение документа, редактировать файл на каждом этапе.

4.       Процесс отправки документов партнерам и клиентам.

Готовый документ можно отправить адресату по электронной почте прямо из системы Битрикс24, кроме того, можно разослать файл любому контакту или компании из базы CRM. После отправки e-mail письмо с вложенным документом сохранится в CRM-карточке.

Результат внедрения:

1.       Бумажный документооборот полностью переведен в электронный формат.

2.       Регламентирован доступ сотрудников к документам в соответствии с их должностью.

3.       Оптимизирован процесс проведения сделки и контроль за ним.

4.       Автоматизированы процессы подписания и согласования документации.

5.       Настроен процесс эллектронной окммуникации с клиентами и партнерами.

6.       Благодаря автоматизации рутинных процессов повышена производительность труда сотрудников и компании в целом.

7.       Упрощен процесс контроля руководителя за ходом бизнес-процессов в организации.

 

Резюме:
Организация документооборота в Битрикс24 — одна из основных возможностей корпоративного портала. Делопроизводство в Битрикс24 позволяет снизить кадровую нагрузку и человеческий фактор в процессе создания и согласования файлов, а также исключить риск потери документов.

 Подобрать оптимальное решение для внедрения системы электронного документооборота с учетом индивидуальных потребностей компании Вам всегда помогут специалисты ГК «Новалаб»!

Тел.: +7 (499) 350 06 98
Эл. почта: info@novalab.pro