Автоматизация HR-процессов с помощью RPA

Задача клиента:

HR-деятельность предполагает выполнение большого количества шаблонных действий: оформление или увольнение сотрудника, организация обучения новых сотрудников, ведение личных дел, оформление больничных, отпусков, справок и пр. Для повышения эффективности работы HR-отдела необходимо автоматизировать типовые процессы.

ИТ-решение:

Технологии Robotic Process Automation (RPA) позволяют автоматизировать типовые повторяющиеся HR-процессы, сократить временные ресурсы и повысить производительность труда. Основной принцип работы данной технологии заключается в системном функционировании множества цифровых роботов (ботов), выполняющих повторяющиеся бизнес-задачи.

Внедрение систем Sherpa RPA или Prima RPA позволит автоматизировать достаточно большое количество шаблонных HR-процессов.

Оформление нового сотрудника:

·           Робот запускает процесс оформления нового сотрудника в штат с момента сканирования    документов

·         Робот (имея встроенный модуль OCR) распознает документы

·         Регистрирует данные в информационной системе компании

·         Выдает необходимые доступы

·         Оформляет заявки на выдачу пропуска и другие

·         Совершает другие обязательные действия в системах с учетом должности сотрудника

Увольнение сотрудника:

·            формирование необходимых документов

·            проведение опросов

·            аннулирование доступов к корпоративных системам и сервисам

·            проверка окончательных расчётов

Обучение новых сотрудников:

·          Запрограммированный робот проводит нового сотрудника по всем системам, последовательно знакомит с регламентами и процессами компании

·          При внедрении новых регламентов, систем, процедур робот может осуществлять контрольную функцию, заменив отслеживание выполнения регламентов

Ведение личных дел:

·          Робот проверяет данные сотрудников

·          Робот запрашивает изменения

·          Робот загружает в систему документы и другие связанные действия

Рекрутинг:

·          Робот подбирает целевых кандидатов по заданным параметрам: робот получает матрицу на email, запускает поиск каждый день по расписанию, HR-специалист заполняет матрицу критериев для поиска целевых кандидатов

·          Робот находит резюме по заданным параметрам

·          Робот составляет отчет о проведенном поиске

·          Пишет письма соискателям, инициирует собеседования

Работа со штатным расписанием:

·          Робот выгружает бухгалтерскую отчетность из учетной системы и актуализирует штатное расписание сотрудников

·          Рассылает сотрудникам HR отчет

·          Робот формирует аналитику по движению персонала и служебные записки по подразделениям, внутри которых произошли изменения штата. На основании штатного расписания робот формирует приказ, который отправляет HR-специалистам

Оформление командировок:

·          Чат-бот узнает у сотрудников детали командировки (цель, город, даты и т.д.).

·          Робот подбирает билеты, бронирует жилье, учитывая лимиты, варианты размещения

·          Робот формирует в документообороте служебную записку на командировку и отправляет её на согласование

·          Отслеживает согласованные заявки и создает на их основе необходимые документы в информационной системе компании: Служебное задание, Приказ на командировку, Расчет суточных расходов, Авансовый отчет

Оформление больничных:

·          Робот считывает информацию с присланных на определенный адрес электронной почты больничных

·          Загружает данные из ФСС в информационную систему компании, оповещает об этом кадровую службу

·         После расчета больничного, робот выгружает информацию в ФСС

Контроль отпусков:

·          Рассылка уведомлений сотрудникам о предстоящем отпуске

·          По каждому сотруднику робот проверяет даты предстоящего отпуска, рассылает уведомления по электронной почте и фиксирует изменения

 

Результаты внедрения:

• Сокращаются затраты на исправление ошибок и штрафы
• Роботизация кадровой работы снижает операционные затраты более чем на 20%
• Высвобождается время сотрудника для более полезных и интеллектуальных задач

• В два раза ускоряются процессы оформления документов

Подобрать оптимальное решение для внедрения системы RPA с учетом индивидуальных потребностей компании Вам всегда помогут специалисты ГК «Новалаб»!
Тел.: +7 (499) 350 06 98
Эл. почта: info@novalab.pro